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開示請求等手続について

当社は、個人情報について、ご本人またはその代理人からの開示等(利用目的の通知、開示、内容の訂正等、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止等)のご依頼があった場合は、以下の要領で対応致します。(以下、これらの手続きを総称して「開示請求等手続」といいます。)

1.開示請求等手続の対象となる個人情報について
 当社は、個人情報保護方針を宣言するとともに、その実行のために「株式会社トスバックシステムズ 個人情報保護マネジメント・システム」を策定し、当社の従業員(役員・社員・嘱託社員・派遣社員・パートタイム社員・アルバイト社員等を含む)、その他関係者に周知徹底させて実行し、維持・改善してまいります。また、個人情報の取得に当たっては、適法かつ公正な手段によって行い、不正な方法による取得は致しません。
  • 開示対象個人情報の項目
    氏名、住所(自宅または会社)、勤務先(勤務先名・所属・電話番号)、Eメールアドレス
  • 開示対象個人情報の利用目的
    • 【お客様の個人情報について】
      • お客様とのお取引に関する連絡、商談および打合せ等をおこなうため
      • 製品のサポートやサービスに関するご案内やこれらをご提供するため
      • 当社が開催する展示会・セミナー等に関するご案内
      • アンケート調査実施のため
      • お客様からのお問合わせまたはご依頼等への対応
    • 【従業員等の個人情報について】
      • 業務連絡、業務管理、施設管理等の実施のため
      • 採用、所属決定、能力開発、人事評価、人事異動、勤務管理、懲戒、その他の人事管理業務の実施のため
      • 給与・賞与・福利厚生等の実施、経理業務、安全・健康管理等の実施のため
      • 税・社会保険等の事務の実施のため
      • 内部・外部監査等の実施のため
2.個人情報保護管理者
〒760-0065 香川県高松市朝日町2-2-22 東芝高松ビル2F
株式会社トスバックシステムズ
個人情報保護管理者 取締役 宮崎俊和 (TEL:087-851-5357)
3.開示請求等手続きの受付窓口
以下の「個人情報問い合わせ窓口」までご連絡頂ければ、開示請求等手続きに必要な書類をお送りさせて頂きます。ご記入後は、下記宛に、弊社指定の提出書類に本人が確認できる資料等を添付の上、書留にてご郵送ください。

〒760-0065  香川県高松市朝日町2-2-22 東芝高松ビル2F
株式会社トスバックシステムズ 管理部 個人情報問合わせ窓口
お電話番号 087-851-5357
(受付時間: 9:00~11:45、13:00~17:30 ただし、土日祝日を除く)
4.開示請求等手続のためにご提出頂くもの
  1. 個人情報の利用目的の通知・開示請求書
  2. 訂正等および利用停止等請求書(訂正等・利用停止等の場合)
  3. 本人確認のための書類(ご本人および代理人とも)
    運転免許証・パスポート・健康保険の被保険者証+公共料金の請求書のいずれか一点の写し。ご本人のお名前、住所の記載がある部分の写しでお願い致します。また、本籍地が記載されている証明書の場合は、お手数ですが、「本籍地」部分は紙を貼るなど、該当部分を隠してからそのコピーをおとりくださいますようお願い致します。
  4. 代理人による開示請求等の場合は、以下の代理人の資格を証明するための書類
    1. (1)任意代理人
      開示請求の委任状(本人が自己の保有個人データの開示請求を代理人に委託したもので、本人が署名し実印を捺印したもの)、および本人の印鑑登録証明書
    2. (2)法定代理人
      • <親権者>
        本人との関係が証明できる戸籍謄本、又は住民票
      • <未成年後見人>
        本人との関係が証明できる戸籍謄本、又は裁判所の選任決定書(写し)、又は後見登記の登記事項証明書
      • <成年後見人>
        裁判所の選定決定書(写し)、又は後見登記の登記事項証明書
  5. 開示請求個人情報取扱同意書
5.開示をする際の費用負担について
個人情報の開示および利用目的の通知をご請求される場合、手数料(1,000円)を頂きます。
開示請求書の提出時に1,000円分の切手を提出書類に同封してください。

※手数料が不足していた場合、および手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡いたしますが、所定の期間内にお支払いがなかった場合は、開示、利用目的の通知のご請求がなかったものとして対応させていただきます。
6.「個人情報の利用目的の通知・開示請求書」を頂いた際のご回答方法
開示請求につきましては以下の手順でご回答致します。
なお、代理人によるご依頼の場合でも、ご本人に回答させて頂きます。

  1. 弊社受付窓口(管理部 個人情報問合わせ窓口)に「個人情報の利用目的の通知・開示請求書」の郵送依頼をしてください。
  2. 「個人情報の利用目的の通知・開示請求書」の所定の内容を自筆にてご記入ください。その際、請求する個人情報の内容の記入欄に展示会・セミナー名と開催年月もしくは担当部署を確実にご記入いただかないと開示が出来ない場合がございます。
  3. 「個人情報の利用目的の通知・開示請求書」にご本人を確認するための書類および開示手数料1,000円分の切手を同封して、受付窓口に必ず書留でご郵送ください。(お客様の個人情報を確実に受領するために書留でお願い致します。)
  4. 「個人情報の利用目的の通知・開示請求書」を受領してから約1ヶ月後に書留により情報を送付させて頂きます。
  • 通知書:個人情報の開示に関するご通知、個人情報の利用目的に関するご通知
7.「訂正等および利用停止等請求書」を頂いた際のご回答方法
訂正等および利用停止等請求につきましては以下の手順でご回答致します。なお、代理人によるご依頼の場合でも、ご本人に回答させて頂きます。

  1. 弊社受付窓口(管理部 個人情報問い合わせ窓口)に「訂正等および利用停止等請求書」の郵送依頼をしてください。
  2. 「訂正等および利用停止等請求書」の所定の内容を自筆にてご記入ください。その際、請求する個人情報の内容の記入欄に展示会・セミナー名と開催年月もしくは担当部署を確実にご記入いただかないと訂正等もしくは利用停止等の措置が出来ない場合がございます。また、当社から届けられたダイレクトメールや新商品の勧誘のお電話などについては、ご案内を差し上げた時期、サービス名、商品名などをご記入ください。
  3. 「訂正等および利用停止等請求書」にご本人を確認するための書類を添付して、受付窓口に必ず書留でご郵送ください。(お客様の個人情報を確実に受領するために書留でお願い致します。)
  4. 「訂正等および利用停止等請求書」を受領してから約1ヶ月後に宅急便により手続が完了した旨ご連絡を差し上げます。
  • 通知書:個人情報の訂正等に関するご通知、個人情報の利用停止等に関するご通知
8.開示請求等手続に関する注意点
  • 直接ご来社いただいてのご請求はお受けいたしかねますのでご了承ください。
  • 書留以外の方法(例えば普通郵便など)で請求された場合、請求書の紛失等のトラブルが発生した際の責任を当社では負うことが出来ません。必ず書留でご請求ください。
  • 申請書類は当社所定のものに限るものとし、それ以外の書式ではお受けすることができませんので、あらかじめご了承ください。
  • 開示請求書を受領してからご本人に情報を開示するまでに最大3ヶ月要する場合がございますのであらかじめご了承ください。
  • 開示請求書および本人確認資料は回答した後、3ヶ月間保管したあと、裁断処理をいたします。
  
9.開示請求等手続に関して取得した個人情報の利用目的
開示請求等手続により当社が取得した個人情報は、当該手続のための調査、ご本人ならびに代理人の本人確認、および当該開示請求等に対する回答に利用いたします。
10.開示請求等手続が出来ない場合のお取扱いについて
次に定める場合は、開示いたし兼ねますので、予めご了承願います。開示しないことを決定した場合は、その旨理由を付して通知申し上げます。また、開示しなかった場合についても、送料はご負担して頂きます。

  1. ご本人の確認ができない場合
  2. 代理人によるご依頼に際して、代理権が確認できない場合
  3. 所定の依頼書類に不備があった場合
  4. 送料をご負担いただけない場合
  5. 請求書の記載内容により、当社が保有する個人情報を特定できなかった場合
  6. 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  7. 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  8. 他の法令に違反することとなる場合
11.開示対象個人情報の取り扱いに関する苦情の申し出先
〒760-0065 香川県高松市朝日町2-2-22 東芝高松ビル2F
株式会社トスバックシステムズ 個人情報問い合わせ窓口
TEL:087-851-5357  FAX:087-851-5441